PENGORGANISASIAN
STRUKTUR MANAJEMEN
A. Definisi
Pengorganisasian
Terdapat
beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu
sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan
sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara
rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali,
dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan),
sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan
efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli terdapat beberapa
pengertian organisasi sebagai berikut.
J.William Schulze
Menurut J.William
Schulze,organisasi adalah suatu penggabungan dari orang orang,benda benda,alat
alat perlengkapan,ruang lingkup kerja dan segala hal yang berhubungan
dengannya,yang disatukan dalam sebuah hubungan yang teratur dan sangat efektif
untuk mencapai segala tujuan yang diinginkan.
Chester I.Barnard
Menurut Chester I.Barnard
mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul The Function Of The
Executive,organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha usaha kerjasama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
James D.Mooney
Sedangkan Menurut James D.Mooney dalam
buku beliau yang berjudul The Principles of Organization.Organisasi adalah
segala bentuk persatuan/perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Stoner
Menurut Sir Stoner Organisasi
adalah sebuah pola yang menghubungkan orang orang di bawah arahan pimpinan
(manager) untuk mencapai atau mengejar tujuan bersama.
Stephen P. Robbins
Sedangkan Stephen P.Robbins
mengemukakan bahwa Organisasi ialah kesatuan aspek sosial yang terkordinasi
secara sadar, dengan satu batasan yang cukup relatif dan bisa diidentifikasi,
yang bekerja secara relatif dan terus menerus untuk mencapai tujuan kelompok
atau tujuan bersama.
Kamus Administrasi
Dalam Kamus Administrasi dikatakan
bahwa,Organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu.
Dari Defenisi defenisi di atas
dapat ditarik kesimpulan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut.
a. Dalam organisasi terdapat
sekelompok orang (dua orang atau lebih).
b. Dalam organisasi ada kerja sama.
c. Dalam organisasi ada tujuan
bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian
dari para ahli diatas mengenai organisasi semuanya hampir serupa dan pada
intinya berpatokan pada pengertian organisasi merupakan sekelompok orang yang
melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tujuan tertentu.
B. Definisi
Struktur Organisasis
Robbins
(2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan
dibagi, dibagi, dan dikelompokkan secara formal.
Sedangkan organisasi merupakan unit
sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih,
dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai
serangkaian tujuan bersama.
Dalam konteks desain organisasi,
Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk
memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen.
Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan
menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang perlu
diperhatikan oleh para manajer ketiak akan mendesain struktur organisasi.
Ke-enam elemen tersebut meliputi :
·
Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh
mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan
tersendiri
·
Departementalisasi adalah dasar yang
dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
·
Rantai komando adalah garis wewenang
yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan
menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri
merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan
perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
·
Rentang Kendali adalah jumlah bawahan
yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
·
Sentralisasi – Desentralisasi.
Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi
pada satu titik di dalam organisasi
·
Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan
pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
C. Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Salah
satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian yang merupakan salah
satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan
memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa
sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu
tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap
manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemendalam setiap organisasi.
Fungsi
manajemen lainnya yaitu pengorganisasian,yang sama pula pentingnya dengan
fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber(resources) baik
berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan paduakan sedemikian rupa
untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya.
Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan
memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan
selesai,tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang
berada di dalam organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan
kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
1. Pengorganisasian Fungsi
Organisasi
dirumuskan sebagai pembagiaan pekerjaan diantara orang-orang yang usahannya
dikoordinasikan untuk mencapai sasaran-sasaran khusus Sebagai dinamika dari
pembagian kerja maka organisasi merupakan proses dari adanya kegiatan berbagai
orang sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing yang bekerja
bersama-sama untuk mencapai atau mewujudkan tujuan tertentu yang telah
disepakati bersama. Organisasi sebagai proses dilandasi oleh suatu keetaatan
bahwa pembagian pekerjaan dilaksanakan dan harus di laksanakaan sedamikian rupa
sehingga mampu merangsang kerelaan bekerja sama. Di dalam proses organisasi
mengalami pertumbuhan,pengembangan, perbaikan,atau penyempurnaan agar dapat
menyesuaikan diri dengan kebutuhan warga anggotanya dan kebutuhan masyarakat
sekelilingnya. Organisasi sebagai sistem di samping dipengaruhi oleh segi
intern sendiri juga dipengruhi oleh lingkupan di luarnya.Dengan demikian,adanya
pertumbuhan,pengembangan,perbaikan,ataua penyempurnaan pada hakiaktnya organisasi
sebagai hasil dari proses yang ber;angsung terus-menerus.Organisasi sejalan
dengan tujuan yang hendak di capai akna bergerak dinamis.Mengendalikan
organisai merupakan tugas bagi manajer tingkat puncak.tindakan mengorganisasi
merupakan kegiatan utama bagi manajer puncak dan sebagian tugas itu dapat
didelegasikan kepada manjer dibawahnya.
2. Organizing
Fungsi
manajemen yang terpenting yang kedua ialah pengorganisasian atau
organizting.Fungsi tersebut dijalankan oleh semua manajer pada semua tingkatan.
Pengorganisaian mengantar semua sumber dasar(manusia dan nonmanusia)kedalam
suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerjaan dan
berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Pengorganisasian
mempersatupadukan orang-orang di dalam kerja yang satu dengan kerja yang
lian-lain untuk saling berhubungan. Seorang manajer yang ingin bertindak
berhasil guna,seharusnya telah menguasai :
1. Tindakan apa saja yang harus
dilakukan
2. Siapa-siapa yang harus
membantunya
3. Kepada atasan yang mana ia harus
membuat dan menyampaikan laporannya
4. Siapa saja bawahan yang harus
lapor kepadanya
5. Pengetahuan tentang organisasi
dari seluruh kelompok yang bekerja sama dan tempatnya dalam organisasi
tersebut,serta
6. Saluran-saluran komunikasi resmi
yang dipergunakan untuk melancarkan kegiatan organisasi
Pihak karyawan (bawahan) juga perlu
mengetahui
1. Jenis pekerjaan yang dipadukan
2. Batas-batas jelas antara
pekerjanya denagn pekerja lainnya
3. Hubungan pekerjaannya dengan pekerjaan
teman-teman sekelompoknya ,dan
4. Anggota kelompok kerja terdekat
yang terjalin kesinambunagn tugasnya
Jadi
secara keseluruhan,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manjemen amatlah
penting karena tanpa ada langkah ini,tidaklah terwujud,seperti
orgnanisasi,uraian tugas wewenang dan tanggung jawab,uraian kaitan tugas atau
pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain.Sementara itu,sumber-sumber
dasar (manusia dan nonmanusia) tidak dapat digerakan untuk mencapai tujuan
sebagaimana telah diterapkan atau melalui perencanaan.
ACTUATING MANAJEMEN
A. Definis
Actuating
Pengertian
actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan
pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah
mengarahkan semua personal agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam
mencapai tujuan suatu organisasi.
Adapun pengertian penggerakan
menurut para ahli adalah sebagai berikut:
· George R. Terry
Menempatkan semua anggota kelompok
agar bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sesuai
dengan perencanaan dan pola organisasi.
· Prof. Dr. Mr. S. Prajudi
Atmosudirdjo
Pengaktifan orang-orang sesuai
dengan rencana dan pola organisas yang telah ditetapkan.
· Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman,
MPA
Kegiatan manajemen untuk membuat
orang-orang lain suka dan dapat bekerja.
· Prof. Dr. Sondang S. Siagian, MPA
Penggerakan (motivating) adalah
keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa,
sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
dengan efisien dan ekonomis.
Dengan kata lain actuating adalah
suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman
pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.
B. Pentingnya
Actuating
Fungsi Pengarahan (Actuating)
Pertama, adalah melakukan
pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication)
(Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan
menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi
melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah
operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000
: 95).
Kedua,
penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan
menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar
setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran,
tugas dan tanggung jawabnya.
Fungsi
actuating dalam organisasi lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan
langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian
yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi
sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya
manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran,
keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program
kerja organisasi yang telah ditetapkan.
C. Prinsip
Actuating
Manusia
dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip
yang dilakukan oleh
pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :
1. Prinsip mengarah kepada tujuan
2. Prinsip keharmonisai dengan tujuan
3. Prinsip kesatuan
komando
Pada
umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar
mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang
dari prinsip-prinsip di atas.
Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat
berupa :
1. Orientasi
Merupakan cara
pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat
dilakukan dengan baik.
2. Perintah
Merupakan permintaan
dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau
mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan
tertentu.
3. Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian
wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya
kepada bawahannya.
MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN
A. Definisi
Mengendalikan (Controlling)
Pengendalian
adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk
memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari
standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang
diinginkan.
Menurut konsep modern, kontrol
adalah tindakan yang sebelumnya mengetahui, sedangkan konsep awal pengendalian
digunakan hanya ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti
menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.
Dengan demikian, kontrol terdiri dari tiga kegiatan utama.
Definisi organisasi menurut para
ahli manajemen
Menurut Henri Fayol,
Pengendalian
adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan
prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan
agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.
Menurut EFL Breach,
Pengendalian juga memeriksa kinerja
saat ini terhadap yang telah ditentukan standar yang terdapat dalam rencana,
dengan tujuan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang
memuaskan.
Menurut Harold Koontz,
Pengendalian adalah pengukuran dan
koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan
rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai.
Menurut Beer Stafford,
Manajemen adalah profesi kontrol.
Pada
tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama dari kontrol
karena berkaitan dengan manajemen:
Kontrol
terdiri dari verifikasi apakah semua yang terjadi sesuai dengan rencana diambil
sesuai instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.
Robert
J. Mockler mendefinisikan lebih komprehensif kontrol tentang manajerial :
Kontrol manajemen dapat
didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk
membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau
tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini
dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat
bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara
yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
B. Langkah
– langkah Dalam Kontrol
Proses
Pengendalian Manajemen :
1. Perencanaan Strategi
2. Penyusunan Anggaran
3. Pelaksanaan Anggaran
4. Evaluasi Kinerja
Pengendalian
Tugas proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara
efektif dan efisien.
Langkah
– langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu:
1. mengidentifikasikan tujuan dan strategi
2. Penyusunan program
3. Penyusunan anggaran
4. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi
5. pengukuran prestasi
6. analisis dan pelaporan
7. tindakan koreksi
C. Tipe
– Tipe Kontrol
(Awal) Preliminary,
Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu
perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun
dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya
(Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang
sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali
ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin
sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.
(Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut
kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan
dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan
aktivitas.
D. Kontrol
Proses Manajemen
Proses
pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa
anggota organisasi bawahan yang disupervisi
akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.
Proses manajemen adalah daur
beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang
dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses
pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka
mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu
merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai
manajemen.
Refrensi:
Modul Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Untuk SMK Dan MAK Oleh Sri Endang
R-Sri Mulyani-Suyetty Yang di Terbikan Oleh Penerbit Erlangga
Ivancevich, dkk. 2008. Perilaku dan
Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga
Robbins dan Judge. 2007. Perilaku
Organisasi, Jilid 2. Jakarta : Salemba Empat.
Arif Rahman Tanjung. 2006.
Actuating dalam httpidb4.wikispaces.comfileviewdv4004.pdf
USU digital library 7
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&ved=0CEwQFjAE&url=http%3A%2F%2Fblog.stikom.edu%2Ftonys%2Ffiles%2F2012%2F12%2F11-GM-contolling.ppt&ei=jHtmUorROculrQfzx4GIDA&usg=AFQjCNFLTUDP1PG9cVtXAINhZBte4Xl7Bg&bvm=bv.55123115,d.bmk